Home › Werkwijze
Acht stappen, van de overdracht uit sales tot de evaluatie. Plus wat je van mij mag verwachten, hoe ik met de techniek omga en hoe je mij kunt inzetten.
De meeste implementaties beginnen bij wat het systeem kan. Er wordt een demo gegeven, de klant wijst aan wat hij mooi vindt, er wordt een lijst met wensen gemaakt en daarna gaat het bouwen los.
Het probleem daarmee ontdek je pas bij livegang: het systeem doet precies wat er gevraagd is, maar het past niet op hoe er gewerkt wordt. Dan begint het aanpassen, het uitzonderingen maken, en uiteindelijk het terugvallen op Excel ernaast.
Daarom begin ik andersom. Eerst uitzoeken hoe het werk nu echt gebeurt, per stap en per rol. Dan bepalen hoe het zou moeten lopen. En pas daarna vaststellen wat de software daarin moet ondersteunen. Dat kost aan het begin een paar weken extra en het scheelt aan het eind maanden.
Bij elke processtap stel ik dezelfde zes vragen: wie doet het, hoe gebeurt het, waar staat de informatie, welke controle vindt plaats, wat kan er fout gaan en wat kost het aan tijd. Die zes vragen leveren bijna altijd twee of drie dingen op die niemand in de organisatie nog wist.
Niet elke implementatie heeft alle acht stappen nodig. De volgorde wijkt zelden af.
Wat is er verkocht, wat is er beloofd, wat is er niet gezegd en wat verwacht de klant nu echt? Dat toets ik daarna bij de klant zelf, want daar zit meestal het verschil.
Gedeeld beeld van scope en verwachtingWat raakt dit, bij de klant en bij jou? Wie beslist, wie voert uit, en wat valt expliciet buiten scope. Pas als dat staat, plannen we de kick-off.
Scope, stakeholders, planning en risico’sPer processtap: wie doet het, hoe gebeurt het, waar staat de informatie, welke controle vindt plaats, wat kan er fout gaan en wat kost tijd.
Procesplaat van de huidige situatieNu pas bepalen we hoe het zou moeten lopen en wat de software daarin moet ondersteunen. Regelmatig blijkt hier dat er iets anders nodig is dan wat er gevraagd was.
Gewenst proces en functioneel ontwerpIk vertaal dat naar iets concreets waar development of de leverancier mee vooruit kan, met het waarom erbij. Zij bepalen hoe het gebouwd wordt, ik bewaak dat het aansluit.
Heldere opdracht en vastgelegde besluitenWelke gegevens moeten mee, wie levert ze aan en wanneer? En welke koppelingen zijn nodig met loonsoftware, backoffice of jobboards? Ik bouw dat niet, ik zorg dat niemand op de ander wacht.
Afspraken en planning waar iedereen zich aan houdtTesten met key users uit de praktijk, daarna training op het niveau van de gebruiker. Ik geef die training zelf, want daar hoor je wat er nog niet klopt.
Testscenario’s en getrainde gebruikersEen gecontroleerde livegang, zo nodig per vestiging. Daarna: wordt het gebruikt zoals bedoeld en levert het op wat er beloofd is? Wat we leren gaat terug naar het product.
Werkend proces plus verbeterpuntenEen implementatie is geslaagd als de klant begrijpt wat hij ermee kan, ermee wil werken en het proces beter loopt dan ervoor. Niet als de software het technisch doet.
Dat verschilt sterk. De volgorde van de stappen is elke keer hetzelfde, de doorlooptijd niet. Drie voorbeelden.
Je hebt getekend en ik draai die ene implementatie. Overdracht uit sales, procesgesprek met de klant, inrichting afstemmen, testen met key users, training en livegang.
Een nieuw ATS, VMS of backofficesysteem invoeren. Meer mensen die mee moeten, gegevens die overgezet worden en een uitrol per team of per vestiging.
Tarieven, facturatie, contractafspraken, systemen, rapportages en de vestigingen moeten allemaal tegelijk kloppen. Inclusief nazorg en evaluatie achteraf.
Niet de hoeveelheid werk, maar het aantal partijen dat mee moet beslissen, of er gegevens overgezet worden, en hoeveel teams of vestigingen er straks mee gaan werken. Een implementatie bij één klant met één proces is in een paar weken rond.
De meeste samenwerkingen beginnen bij de eerste variant. Bevalt het, dan volgt de rest vanzelf.
Niet alleen met de projectgroep en niet alleen met de directie. De recruiter, de planner en de backofficemedewerker weten waar het proces echt vastloopt. Dat is meestal ergens anders dan iedereen denkt.
Ook als het al verkocht is, ook als het besluit al genomen is en ook als het ongemakkelijk is. Daar huur je mij voor in. Ik doe dat met argumenten, niet om gelijk te krijgen.
Ik lever een werkend proces op. De documenten die ik maak zijn hulpmiddelen om daar te komen, geen doel op zich. Niemand heeft iets aan een mooi document waar niemand naar handelt.
De meeste vertraging komt niet door het werk, maar doordat er te lang niet beslist wordt. Ik zorg dat de juiste vraag bij de juiste persoon komt, op tijd, met de consequenties erbij.
Ik ben niet de technische man en wil dat ook niet zijn. Daar heb jij developers en consultants voor, en die kunnen dat beter dan ik.
Wat ik wel doe is die mensen begeleiden naar een implementatie waar de klant blij van wordt. Ik zorg dat helder is wat er nodig is en waarom, ik bewaak of wat er gebouwd wordt nog aansluit op hoe er straks gewerkt gaat worden, en ik zorg dat niemand op de ander staat te wachten. Als ik de klant hoor zeggen dat het anders moet, komt dat bij hen terecht voordat het te laat is.
De scope verschilt te sterk per implementatie voor een prijslijst. De manier van samenwerken is wel elke keer een van deze vijf.
Je geeft mij één klant of één traject. Een echte opdracht met een begin en een eind. Daarna weten we allebei of het bevalt, zonder dat je je vastlegt.
Afgebakend traject met een duidelijke start en een duidelijk eind. Vaste prijs of een vast aantal dagen, als de scope voorspelbaar genoeg is.
Externe implementatiemanager voor een langere periode. Eén of twee dagen per week, zodat er structureel iemand op je implementaties zit.
Ik draai jouw implementaties, klant na klant. Je zet implementatie als vaste post in je eigen offerte en hoeft er niemand voor aan te nemen.
White label. Jouw klant ziet jouw bedrijf en jouw werkwijze, ik doe het werk.
Wat het kost hangt af van de omvang en de doorlooptijd. Dat bespreken we in het eerste gesprek, voordat er iets op papier komt.
Dat verschilt sterk. Een implementatie bij een enkele klant is vaak in drie tot zes weken rond. Een nieuw systeem invoeren in een organisatie met meerdere teams duurt twee tot vier maanden. Een gewonnen aanbesteding waarbij tarieven, facturatie, systemen en vestigingen tegelijk moeten kloppen, loopt vier tot zes maanden inclusief nazorg.
Ja. Dat gebeurt regelmatig: een traject loopt vast en er is iemand nodig die het weer op de rails krijgt. Ik begin dan wel altijd met dezelfde vraag, namelijk hoe het proces er nu echt uitziet en waar het precies stokt.
Allebei. Workshops, procesgesprekken en training doe ik het liefst op locatie, want daar haal je op wat mensen in een videocall niet zeggen. Afstemming, uitwerking en voortgang gaan prima op afstand. Mijn standplaats is regio Twente en regio Eindhoven en ik werk door heel Nederland.
Geen rapport. Wel de dingen die je nodig hebt om verder te kunnen: een scherpe scope, een procesplaat van de huidige en de gewenste situatie, concrete requirements, testscenario's, een migratie- en trainingsplan en een evaluatie achteraf. En vooral: een werkend proces.
Ik neem geen beslissingen die van jou zijn. Ik zorg wel dat ze op tijd genomen worden, dat duidelijk is wat de consequenties zijn en dat ze daarna niet opnieuw ter discussie komen. En ik zeg het als ik denk dat een besluit verkeerd is, ook als het al genomen is.
Dertig minuten, videobellen of telefoon. Vertel wat er speelt, dan geef ik je mijn eerste inschatting van de aanpak, de valkuilen en wat er realistisch nodig is.
Geen offerte, geen traject, geen verkooppraatje. En als ik denk dat je mij niet nodig hebt, zeg ik dat ook.